Virtuelle Assistenz: Ihr digitaler Innendienst

Hinter jedem starken Mann steht eine fleißige Frau. Diesen Satz gibt es seit Jahrzehnten in zahlreichen Variationen. Bei Ver­sicherungs­maklern bezieht er sich entweder auf den eigenen Innendienst oder auf die Arbeit der Ehefrau, die nach Feierabend und Kindererziehung noch Zeit für die verwaltenden Arbeiten aufwendet. Beide haben ein gemeinsames Problem: Sie besitzen wenig Wissen über digitales Marketing und andere Tätigkeiten, die mit dem Schlagwort Digitalisierung verbunden sind. Genau diese Lücke füllen virtuelle Assistenten aus. Wir erklären Ihnen, wie Sie durch gezieltes Outsourcing effizienter arbeiten.

Virtuelle Assistenz: Das Konzept der 4-Stunden Woche

Die Idee der virtuellen Assistenz ist nicht neu. Büroservices gibt es seit Mitte der 2000er Jahre. Mitarbeiter arbeiten dabei nicht im Büro des Auftraggebers, sondern sie erledigen Aufgaben wie beispielsweise den E-Mailverkehr, den Versand von Kundenunterlagen oder die Erstellung von Mailings aus dem Homeoffice heraus. Besondere Aufmerksamkeit erhielt das Konzept durch Tim Ferris. Der Amerikaner beschreibt in seinem Bestseller „The 4 Hour Workweek“, wie man mithilfe von klugem Outsourcing den eigenen Aufwand minimieren und damit den Fokus schärfen kann.

Häufig bieten digitale Nomaden an, derlei Tätigkeiten zu übernehmen. Als Reisende im Ausland sind sie zeitlich und räumlich ungebunden. Ihr wichtigstes Argument ist Berufserfahrung in Feldern, die digitale Kompetenz erfordern. Hierunter sind Kenntnisse im Verfassen von Inhalten notwendig, die für digitale Kanäle optimiert sind, oder der Umgang mit Datenbanken und Web- oder Grafikdesign zu verstehen. Diese können je nach Angebot unterschiedlich ausgeprägt sein. Man könnte sie auch als digitale Allrounder bezeichnen. So leisten sie Support im Erstkontakt bei Kundenanfragen.

Einen Vergleich unterschiedlicher Anbieter finden Sie hier.

Vorteile einer virtuellen Assistenz

Virtuelle Assistenten bieten neben ihrem digitalen Fachwissen eine ganze Reihe weiterer Vorteile. Diese machen sie zu wertvollen Gliedern in der Wertschöpfungskette von Unternehmen.

Einige Argumente, die für virtuelle Assistenten sprechen, finden Sie hier:   

• Günstige Preise: Der Stundensatz beträgt in der Regel zwischen 7 und 15 Euro. Damit sind diese Anbieter günstiger als eine Arbeitskraft vor Ort. Zudem können mithilfe von Paketen weitere Preisvorteile ausgehandelt werden.

• Wissen aufbauen vs. Wissen nutzen: Das größte Problem von Unternehmern beim Einkauf von externen Wissen besteht darin, dass sie keinen Transfer nach innen schaffen. Dennoch lohnt es sich, das Angebot von virtuellen Assistenten begleitend zum Aufbau internen Wissens anzunehmen. Die Qualifizierung eines Mitarbeiters kostet Zeit. Oft werden die notwendigen Fähigkeiten sofort benötigt. Eine virtuelle Assistenz kann dazu dienen, die Zeit bis zum Abschluss der Weiterbildung professionell zu begleiten und eine Grundlage im digitalen Bereich, wie beispielsweise eine Fanpage oder einen Blog aufzubauen.

• Fokussierung auf das Kerngeschäft: Die Idee von Tim Ferris zielt darauf ab, sich auf die Kerntätigkeiten zu konzentrieren. Die fortdauernde Regulierung führt dazu, dass Anliegen von Kunden weniger Gehör finden. Dabei ist dies eine der Kerntätigkeiten im Vertrieb. Hier schaffen virtuelle Assistenten Abhilfe.

• Kundenservice ist Pflicht – keine Kür: Studien belegen, dass Kunden mit steigender Anzahl an Kontakten zufriedener mit dem Angebot sind. Deshalb benötigen Sie hier ein gutes Servicekonzept, was über den Standard hinausgeht.

Virtuelle Assistenten eignen sich damit optimal, um Unternehmen und Unternehmer während der Digitalisierung des eigenen Unternehmens zu begleiten. Oft besitzen sie Wissen, das intern nicht vorhanden ist und bieten dies gegen ein kleines Entgelt an. Deshalb lohnt sich gerade für Einzelunternehmer ein genauer Blick auf die Angebote. 

Bot oder virtuelle Assistenz: Was ist besser?

Ein Thema erhält derzeit besondere Aufmerksamkeit: Bots. Geht es derzeit um Kundenservice, wird das Schlagwort als Lösung genannt. Leistet Ihnen ein Bot nun bessere Hilfe als virtuelle Assistenzen es tun? Die eindeutige Antwort ist Nein. Bots eignen sich lediglich für wiederkehrende Prozesse. Nicht jedes Anliegen eines Kunden ist dabei vorausplanbar. Dies wäre jedoch die Voraussetzung für die Konzeption eines funktionierenden Bots. Somit ist die virtuelle Assistenz alternativlos. Sie ist flexibler, kann individueller auf die Bedürfnisse von Kunden eingehen und zudem eine Selektion nach Dringlichkeit der Anliegen durchführen.

Weiterhin kann sie auch weitere Aufgaben übernehmen, die bislang kein Bot leisten kann. Dazu zählen beispielsweise:

• Verfassen eines Newsletters
• Verfassen von Inhalten auf der Website / im Unternehmensblog
• Betreuung der Social Media Aktivitäten
• Unterstützung bei der eigenen Website

Hier erweist sich das Outsourcing als doppelt hilfreich. So können Aufgaben vorangetrieben werden, bei denen Ihnen vielleicht nur die Zeit fehlt, um sie im Alltag schnell und einfach umzusetzen.

Ergänzend dazu hilft Ihnen und Ihrem virtuellen Assistenten auch die passende Software. Hier setzt das Angebot von expertenhomepage an. Wir ermöglichen es Ihnen, barrierefrei zwischen Ihrer Website, Ihren Kundendaten und Ihren Kampagnen den Überblick zu behalten. Sie erhalten von uns eine Oberfläche mithilfe derer Sie alles verwalten können. Lassen Sie sich jetzt in unserem Webinar von den Vorzügen überzeugen!